HDF Energy dématérialise ses notes de frais et dit adieu à la paperasse
Secteur
Nouvelle économie
Effectif
150 collaborateurs
Solutions
Notes de frais
Chez HDF Energy, les collaborateurs opèrent dans 35 pays. Sur le terrain, il n’y a pas de place pour la complexité : la gestion des notes de frais doit être simple et intuitive.
Fondé en 2012 par Damien Havard, HDF Energy est un acteur majeur de la filière hydrogène. Le groupe conçoit des infrastructures hydrogènes d’envergure et produit des piles à combustible de haute performance. Aujourd’hui, il rassemble plus de 150 salariés et poursuit son développement international.
À mesure que HDF Energy se développe, le suivi des notes de frais des experts opérationnels s’impose comme une démarche chronophage.
On avait besoin de dématérialiser les notes de frais qui étaient une grosse perte de temps pour les collaborateurs.
Le challenge : encadrer et simplifier la gestion des notes de frais
Chez HDF Energy, la gestion des dépenses devient vite laborieuse, tant pour les collaborateurs en déplacement que pour le service RH.
D’un côté, les équipes sur le terrain n’ont pas le choix que d’accumuler leurs justificatifs papier durant leur mission, avec le risque de les égarer, avant de pouvoir les déclarer au retour au bureau. De l’autre, le service RH peine à récupérer les documents dans les délais, souvent en masse. Le traitement sur Excel mobilise un temps considérable et la gestion manuelle entraîne des erreurs ainsi que des remboursements tardifs.
C’est dans ce contexte que le groupe décide d’adopter une solution intuitive, rapide à déployer et utilisable sur le terrain.
Il était important de se doter d’outils RH qui soient communs à tous les employés et qui soient également intuitifs et faciles à mettre en œuvre.
La solution : une saisie automatique des dépenses collaborateurs
Déployé rapidement chez HDF Energy, Lucca Notes de Frais a été aussitôt adopté par les collaborateurs grâce à son intuitivité. Son utilisation au quotidien fait gagner un temps précieux aux équipes.
Pour les collaborateurs, la saisie des dépenses n’a jamais été aussi simple. En scannant leurs justificatifs en temps réel, ils éliminent les risques d’oublis et d’erreurs. La reconnaissance automatique pré-remplit les catégories en un clin d’œil. Chaque collaborateur peut valider ses notes de frais où qu’il soit, à tout moment. Fini les piles de tickets : tout se fait depuis son téléphone, sans repasser par le bureau.
Pour le service RH, une seule personne gère les notes de frais, seulement deux fois par mois. Plus besoin de jongler entre tableaux Excel et montagnes de justificatifs à trier chez HDF Energy. Tout est automatiquement enregistré et sécurisé, ce qui simplifie le suivi et accélère les remboursements.
Lucca Notes de Frais a permis de vraiment structurer le tout, de scanner les justificatifs, de les stocker sur une base sécurisée.