Chaque mois, les entreprises du secteur privé doivent déclarer dans un même fichier l’ensemble des données concernant la paie du salarié et les évènements intervenus sur la période écoulée (arrêt de travail, maladie, maternité, paternité, fin de contrat, etc).
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) permet ainsi de transmettre, en une seule fois, les informations nécessaires à divers organismes et administrations : CPAM, Urssaf, AGIRC ARRCO, Organismes complémentaires, Pôle emploi, Centre des impôts, Caisses régimes spéciaux, etc.
Si vous ne pratiquez pas la subrogation, vous devez déclarer l'événement dans les 5 jours ouvrés suivant sa connaissance. Sachant que le salarié dispose de 48 heures pour vous remettre son justificatif d’arrêt de travail, vous devez donc être en mesure de traiter tous les arrêts de travail en moins de 3 jours. Le temps de traitement est donc particulièrement court entre la déclaration de l'absence et le signalement obligatoire d'événement.
Dans la majorité des entreprises, le salarié téléphone pour prévenir de son absence. Cette information est au mieux saisie un fichier de suivi partagé avec le service paie Excel, au pire transmise par mail ou simplement notée sur un bout de papier. Le risque de ne pas déclarer cet arrêt dans les 5 jours est donc important.
Un logiciel de gestion des congés permet de suivre facilement et temps réel le traitement administratif des absences tout en responsabilisant le collaborateur sur la transmission de son justificatif :
Pour ne pas prendre le risque d’exporter deux fois les mêmes absences, celles à cheval sur deux périodes typiquement, le logiciel Figgo gère les arrêts de travail en deux catégories. La première tient compte des arrêts maladie dont la date de début est antérieure à la fin du mois en cours et la seconde, des arrêts dont la date de début est postérieure à la fin du mois en cours.
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