Chaque mois, les entreprises du secteur privé doivent déclarer dans un même fichier l’ensemble des données concernant la paie du salarié et les évènements intervenus sur la période écoulée (arrêt de travail, maladie, maternité, paternité, fin de contrat, etc).

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) permet ainsi de transmettre, en une seule fois, les informations nécessaires à divers organismes et administrations : CPAM, Urssaf, AGIRC ARRCO, Organismes complémentaires, Pôle emploi, Centre des impôts, Caisses régimes spéciaux, etc.

Une déclaration unique et mensuelle, sauf en cas de subrogation

Si vous ne pratiquez pas la subrogation, vous devez déclarer l'événement dans les 5 jours ouvrés suivant sa connaissance. Sachant que le salarié dispose de 48 heures pour vous remettre son justificatif d’arrêt de travail, vous devez donc être en mesure de traiter tous les arrêts de travail en moins de 3 jours. Le temps de traitement est donc particulièrement court entre la déclaration de l'absence et le signalement obligatoire d'événement.

Produire le fichier de la DSN en temps et en heure

Dans la majorité des entreprises, le salarié téléphone pour prévenir de son absence. Cette information est au mieux saisie un fichier de suivi partagé avec le service paie Excel, au pire transmise par mail ou simplement notée sur un bout de papier. Le risque de ne pas déclarer cet arrêt dans les 5 jours est donc important.

Un logiciel de gestion des congés permet de suivre facilement et temps réel le traitement administratif des absences tout en responsabilisant le collaborateur sur la transmission de son justificatif :

  • Saisie de l’absence de votre collaborateur si celle-ci correspond effectivement à un arrêt de travail,
  • Contrôle des absences en attente de justification et relance automatique des salariés concernés,
  • Alerte du logiciel dans le respect des délais de transmission des données événementielles au portail DSN

Exporter les absences en paie

Pour ne pas prendre le risque d’exporter deux fois les mêmes absences, celles à cheval sur deux périodes typiquement, le logiciel Timmi Absences gère les arrêts de travail en deux catégories. La première tient compte des arrêts maladie dont la date de début est antérieure à la fin du mois en cours et la seconde, des arrêts dont la date de début est postérieure à la fin du mois en cours.

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