La gestion des congés sur Excel : idéal pour les petits budgets, fatal pour les organisations plus complexes

Utilisation de Excel pour la gestion des congés : pour qui et avec quelles limites ?

Vous occupez la fonction RH de l’entreprise et à ce titre vous consacrez 75% de votre temps à gérer l’administratif salarié, la gestion des congés en premier plan.

Si votre structure ne compte que quelques dizaines de collaborateurs, il est probable que vous teniez les comptes sur Excel et que cela soit amplement suffisant. Convention Syntec, peu de temps partiels, si le cadre réglementaire de votre entreprise n’est pas particulièrement compliqué, la gestion des congés sur Excel n’est pas un problème. La seule contrainte est le temps que vous passez à :

• établir le planning de congés et le mettre à jour ;
• calculer les droits à congés ;
• vérifier que les salariés ont assez de jours avant de valider les demandes de congés ;
• relancer les managers pour qu’ils les approuvent ;
• répondre aux traditionnelles questions : combien de jours de congés je peux poser au printemps ? ;
• décompter les titres restaurant si toutefois vous en distribuez ;
• décompter les CP/RTT pour la paie du mois en cours et régulariser celle du mois dernier ;
• alerter sur la fin de période de consommation ;
• et on ne parle pas des congés spéciaux…

La rigueur est de mise mais vous n’êtes toutefois pas à l’abri d’une erreur de copier-coller ou d’une saisie malencontreuse.

Peut-on gérer efficacement les congés des collaborateurs avec un fichier Excel ?

Compte tenu du temps nécessaire pour assurer la bonne gestion des congés, qui ne représente somme toute qu’une partie des tâches administratives, se pose donc la question de savoir si la gestion des congés sur Excel est suffisamment efficace.

Au-delà de son aspect chronophage (et donc inefficace par nature), la gestion des congés sur Excel a des répercussions qui dépassent le cadre RH. En premier lieu et ligne : les collaborateurs eux-mêmes. Pour remplir l’Excel en question, vos salariés doivent nécessairement informer de leurs souhaits de congés. Demande mail (pire, papier) au manager, réponse favorable, puis transfert au RH qui approuve en dernier lieu la requête 2, 3, 5 jours après ?

On a vu mieux en matière d’expérience collaborateur.

Même constat côté managers qui ont besoin d’une vue en temps réel des équipes présentes et qu’un planning de congés sur Excel ne saurait leur apporter.

Si vous n’en démordez pas, voici comment faire un planning de congés sur Excel

Pour un planning de congés basique :

Saisissez en colonne le nom de tous les collaborateurs et en ligne le calendrier à la semaine (assurez-vous de faire apparaître les samedis si vous êtes en jours ouvrables). Personnalisez la mise en forme de vos cellules correspondant au type d’absence : CP pour congés payés, CS pour congés spéciaux, RTT pour les RTT, etc.

Pensez à activer la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les jours chômés, non travaillés, fériés…

Vous pouvez également afficher les jours ouvrés/ouvrables grâce au marquage. Pratique pour décompter les jours de congés consommés.

Votre base est prête.

Pour intégrer l’automatisation, il vous faut maîtriser les nombreuses formules proposées par Excel. Nous aurions pu vous proposer un modèle à télécharger mais ce ne serait pas vous rendre service d’autant que si vous êtes arrivé sur le site de Lucca, c’est que vous êtes convaincus que vous avez mieux à faire que des copier-coller de cellules.

Quelles solutions autres que Excel pour gérer les congés ?

Remplacer Excel par un outil de gestion des congés est clairement à envisager si vous ne maîtrisez pas l’outil. Déjà.

Ensuite, si vous observez les phénomènes suivants :

• erreurs fréquentes en paie ;
• oubli de jours dans les calculs de droits à congés ;
• mugmentation du nombre de plaintes des salariés ;
• mise à jour du planning des congés difficile (retard).

Il n’existe pas 36 solutions pour mieux gérer les congés. Le marché propose des SIRH complets incluant un module de gestion des congés et absences et des logiciels dédiés. Les deux ont leurs avantages et leurs inconvénients mais se rejoignent sur deux points. D’abord, le gain de temps puisqu’en moyenne, les responsables RH économisent ½ journée à une journée de travail par mois. Ensuite, la sécurisation des données et des processus. Un logiciel de gestion des congés encadre vos règles internes, calcule automatiquement les soldes, met à jour le planning et automatise les circuits de validation. Ainsi, vous êtes sûr qu’aucun jour ne sera oublié pour votre paie et que chaque demande sera suivie.

Pour vos managers, c’est du temps gagné à ne pas exhumer des demandes envoyées par mail. Pour les salariés, la satisfaction de ne pas attendre une semaine pour savoir si le prochain RTT est validé ou non.