Les étapes d’un projet SIRH : comment bien se préparer avant de s’équiper ?

La première étape d’un projet SIRH : interroger ses collaborateurs sur les méthodes actuelles

Un logiciel RH a un impact sur de nombreux services (finances, informatique…) et niveaux de responsabilités (collaborateurs, managers, administrateurs…). Pour réussir la mise en place de votre SIRH, vous devez avant tout mobiliser des ressources et des expertises variées. Aussi bien auprès de la direction que des équipes.

Commencez d’abord par sonder l’ensemble des collaborateurs :

• Sont-ils satisfaits des méthodes actuelles (de demandes de congés ou de gestion des notes de frais) ?
• Trouvent-ils des processus pénibles ou complexes à réaliser ?
• Certaines tâches sont-elles trop chronophages ?
• Font-ils face à des problèmes récurrents ?
• Combien de temps passent-ils à déclarer une dépense ou leur temps de travail quotidien ?

Deuxième étape du projet : identifier les processus SIRH à optimiser

L’une des étapes d’un projet SIRH consiste à identifier les processus existants pouvant être optimisés.

En cherchant à les identifier ces processus, vous allez recevoir toutes sortes de signaux :

• un sondage qui remonte l’insatisfaction de vos collaborateurs,
• la perte régulière de justificatifs
• des retards systématiques sur les déclarations de dépenses ou de suivi des temps
• des délais de validation trop longs

Si vous êtes confronté à ce type de signaux, c’est le moment de rentrer dans le détail de vos méthodes.

Cartographie des processus SIRH

La technique de la cartographie des processus est particulièrement adaptée pour vous aider à obtenir une vision globale de vos méthodes. Cette étape vous permet d’identifier les points problématiques avec plus de facilité.

Pour ce faire, il vous faut lister de manière exhaustive chacune des tâches administratives RH à réaliser par les collaborateurs.

Prenons l’exemple de la gestion des notes de frais ci-après.

Gestion d’une note de frais
Personnes concernées	Actions à réaliser	Temps passé et récurrence	Forme	Commentaires
Collaborateurs	Saisir les dépenses Joindre les justificatifs correspondants Mettre un commentaire Déclarer une note de frais	30 mins par collaborateur par mois	Papier	Les collaborateurs n’ont pas accès à la politique de dépenses, font des erreurs dans les déclarations ou joignent des justificatifs non valables.
Managers	Vérifier l’éligibilité de la dépense Valider la note de frais Transmettre la note de frais au service financier	10 mins par manager par note de frais	Papier	Les managers attendent le dernier moment pour s’atteler à la tâche et valident le plus souvent sans vérifier les notes de frais de leur équipe
Service administratif et financier	Contrôler la validité du justificatif Saisir la note de frais dans les écritures comptables Comptabiliser la TVA déductible Déclarer la TVA Exporter les données pour la paie (EVP)	10 mins par comptable par note de frais	Papier, excel	Le service comptable reçoit les notes de frais très tard, ce qui accroît sa charge de travail en fin de mois.
Gestionnaire de paie	Intégrer les EVP dans le plan de paie Virement de la somme due au salarié	Tous les mois	Fichier csv	Réaction en chaîne, le remboursement des notes de frais tarde à son tour.

Spécifiez le temps que prend la tâche ainsi que sa forme (papier, excel, mail…). Etudiez les commentaires émis par vos collaborateurs sur chaque processus.

Une cartographie vous aidera à identifier plus aisément les chantiers sur lesquels travailler :

• supprimer le papier,
• revoir le circuit d’approbation,
• centraliser les données,
• envoyer des alertes aux retardataires,
• archiver les justificatifs pour être en conformité avec la loi,
• rendre les règles de congés ou la politique de dépenses accessibles à tous les collaborateurs pour gagner du temps…

Troisième étape d’un projet SIRH : solliciter l’expertise du DAF et du DSI

La mise en place d’un SIRH n’est pas un projet que l’on mène uniquement dans le but de faciliter la vie du service RH et des collaborateurs. La bonne tenue des données RH des salariés a également une incidence sur la gestion financière et le système d’information de l’entreprise.

Nous vous recommandons donc d’impliquer dès le départ le Directeur Administratif et Financier (DAF) et le Directeur du Système d’Information (ou les personnes qui remplissent ces fonctions si ces postes n’existent pas dans votre entreprise).

Vous pourrez ainsi bénéficier de leur expertise pour mieux identifier les besoins transversaux de votre entreprise.

Ce qui vous permettra d’établir un cahier des charges pour votre projet SIRH :

• création de rapports,
• type d’exports nécessaires pour la paie,
• pré-requis techniques,
• protocole de protection des données…

Quatrième étape du projet : formulez vos besoins fonctionnels

Cette étape du projet SIRH consiste à reporter de manière exhaustive les besoins identifiés dans une grille, puis de les traduire en fonctionnalités. Prenons l’exemple des fonctionnalités nécessaires à la gestion des congés et des absences par les managers :

• validation directe depuis le planning ou un email de notification ou validation sur deux niveaux,
• délégation de la validation en cas d'absence du manager,
• relance automatique des demandes non validées,
• accès aux soldes prévisionnels des congés des équipes,
• crédit des jours de récupération par le manager.

Évaluez ensuite l’importance de ces fonctionnalités et leur priorité de mise en place dans votre organisation actuelle.

Cette fonctionnalité est-elle : obligatoire, importante, facultative, urgente, modérément prioritaire, pouvant être reportée ultérieurement…

Cette grille vous permettra d’évaluer la pertinence des SIRH proposés par les différents éditeurs du marché, ainsi que de leur communiquer clairement vos attentes.

Cinquième étape : rédigez une note de cadrage pour votre SIRH

Les précédentes étapes du projet vous ont aidé à déterminer ce qui devait changer dans votre entreprise. Vous pouvez désormais partir à la recherche d’un outil SIRH pour vous y aider.

Si vous êtes une PME, votre projet SIRH ne nécessite pas forcément de vous lancer dans la rédaction d’un long cahier des charges.

Vous pouvez simplement préparer une note de cadrage SIRH, présentant les points suivants :

• Présentation de l’entreprise : nombre d’établissement, organisation juridique, nombre de salariés, organigramme, perspective de recrutements…
• La convention collective : l’accord de branche ou l’accord d’entreprise négocié.
• L’état des lieux fonctionnel : comment les données sont-elles stockées et utilisées? La paye est-elle internalisée ou externalisée ? Qui a accès aux informations? Qui valide ?
• L’état des lieux technique : quel logiciel de paie ou de comptabilité utilisez-vous ? Vos collaborateurs ont-ils besoin d'avoir accès au SIRH depuis un téléphone portable? Depuis quel environnement : iOS, Android ?
• L’état des lieux métier : Quels sont les différents types de congés en dehors des CP et RTT (récupération, ancienneté, fractionnement…) ? Les types de contrats, les avantages ?

Décrivez précisément les missions du service RH et surtout celles que vous ne pouvez pas mener à bien faute de temps ou d’outils.

Les différentes étapes du projet vous permettront de choisir l’outil SIRH qui répondra à vos besoins et votre budget, tout en assurant la réussite de sa mise en place dans votre entreprise. Pensez également à évangéliser l’entreprise en interne le plus tôt possible pour accompagner vos collaborateurs à l’utilisation de ce nouvel outil.