Pourquoi intégrer une solution
de onboarding à sa GPEC

Les termes onboarding et offboarding font partie du vocabulaire des ressources humaines. Ils représentent deux étapes courantes mais néanmoins importantes de la vie d’une entreprise : l’entrée et la sortie d’un salarié des effectifs. La qualité de l’accueil d’un collaborateur est déterminante, elle doit lui permettre de s’approprier la culture de l’entreprise et de faciliter son intégration pour être rapidement opérationnel. L’importance du départ ne doit pas être sous estimée ne serait-ce que pour assurer la bonne transmission des informations et des dossiers.

Préparer et organiser l’arrivée d’un salarié avec l’onboarding

L’onboarding regroupe toutes les tâches à accomplir à l’arrivée d’un collaborateur sur un poste. Ce processus concerne aussi bien un nouvel embauché, qu’un collaborateur qui change de poste au sein même de la société. Il démarre dès lors que le candidat accepte la proposition d’embauche.

Entre le temps passé à mener le processus de recrutement, les éventuelles prestations de cabinets de recrutement, l’achat et la mise en place du matériel (informatique, mobilier, badges d’accès…), l’intégration et la formation, on estime le coût d’une embauche à une année de salaire brut de la nouvelle recrue. On imagine aisément pourquoi de plus en plus d’entreprises s’intéressent au sujet depuis quelques années, à commencer par celles qui recrutent sur un marché en tension.

L’intégration d’un salarié nécessite donc un processus bien rôdé pour éviter de perdre un collaborateur de valeur à cause d’une mauvaise première impression. Selon Guillaume Allain, en expert SIRH, 3,8% des nouvelles recrues quittent leur poste dès le premier jour de travail, et d’après le cabinet Deloitte plus de 22% partiraient dans les premiers mois après l’embauche.

L’impact de ces arrivées manquées n’est pas à négliger, aussi bien pour des questions de marque employeur que pour des raisons financières ou de productivité.

Le salarié aura de nombreux challenges à relever à son arrivée : acculturation, prise d’un nouveau poste, rencontre de nouveaux collègues, intégration, parfois même la découverte d’une nouvelle ville… L’onboarding permet de limiter le flou qu’il peut ressentir et l’aide à se projeter dans l’entreprise sur le long terme.

Le processus d’arrivée en pratique

  • Avant l’arrivée du collaborateur

    Si certaines tâches sont naturellement dévolues au DRH comme la création du dossier RH (identité, coordonnées, numéro de sécurité sociale, RIB…), son intégration est l’affaire de tous.

    • Le responsable RH : endosse le rôle de chef d’orchestre pour mobiliser les différents services impactés par la venue d’un collaborateur
    • Le manager : prépare le programme d’intégration et anticiper le programme de formation
    • Le service informatique : configure les comptes mail et le matériel informatique du nouvel arrivant
    • L’assistant administratif ou l’office manager : distribue les clefs, le badge d’accès, etc.
    • L’assistant RH ou le gestionnaire de paie : intégre les données RH du collaborateur dans son plan de paie et élaborer les bases de calcul du salaire du nouvel arrivant,
    • Le parrain (un collaborateur) : accompagne l’intégration du collaborateur, lui explique la culture et les rituels de l’entreprise
  • Le jour de son entrée dans l’entreprise

    Se sentir attendu répond à un besoin de reconnaissance. Cela peut sembler trivial mais une bonne partie de la réussite de l’intégration passe par un accueil du manager et d’une présentation à l’ensemble de l’équipe ainsi que du matériel prêt et fonctionnel.

    Dans l’idéal, le manager prépare en amont et a minima le planning de la première journée salarié : tour des équipes, découverte des produits et services de l’entreprise, présentation de la vision stratégique, prise de connaissance des projets en cours et de leur importance pour l’entreprise…

  • Dans les jours, semaines qui suivent

    Il est important de permettre au collaborateur de célébrer rapidement ses premières victoires. Chez Lucca, un rédacteur doit par exemple rapidement publier son premier article, un commercial réaliser sa première démo ou un consultant répondre à ses premières demandes support.

    Le DRH doit jouer un rôle conseil dans ce processus et s’assurer de la personnalisation de l’intégration. Prenons l’exemple d’un freelance qui intègre une entreprise pour retrouver une ambiance de travail en équipe. Le DRH devra sensibiliser le manager à ne pas lui attribuer des tâches où il n’aurait aucune interaction avec ses collègues.

Anticiper et gérer le départ d’un salarié avec l’offboarding

L’offboarding est le processus inverse de l’onboarding et prépare quant à lui le départ d’un salarié de son poste ou de l’entreprise.

S’il est mal géré, il aura un impact négatif sur les équipes : perte de connaissances et de compétences, équipes surchargées qui doivent compenser le départ du collaborateur, perte de productivité, sécurité des données…

Le processus d’offboarding en pratique

  • Avant le départ du collaborateur

    Le manager doit prendre soin de ne plus attribuer de projets dont le temps de réalisation irait au-delà de la date de sortie du collaborateur et à privilégier des missions destinées à documenter ses actions (CRM, notes, rapports et bilan d’activités…). Il s’assure également que les projets en cours ou les dossiers clients sont transmis à d’autres collaborateurs de l’équipe ou à un remplaçant.

  • Le jour de son départ

    Le collaborateur est reçu par son manager pour faire un bilan de fin de mission. Tout le matériel précédemment confié est restitué. Il s’acquitte des tâches administratives avec le service RH (solde de tout compte, portabilité de la mutuelle d’entreprise, attestations de fin de contrat…). Les accès du collaborateur et ses comptes sont fermés.

  • Après son départ

    Quelques semaines après le départ du salarié, pensez à le recontacter pour lui proposer de rentrer dans le club des anciens salariés et invitez-le régulièrement à assister à des événements (formels ou non).

Automatiser les processus des arrivés et des départs : les fonctionnalités clés

La multitude des tâches rend ces deux processus particulièrement pesants pour le service RH qui se retrouve être :

  • le chef d’orchestre des différents services impliqués,
  • le garant de la connaissance et de la bonne application des procédures par les managers,
  • le maître du temps pour s’assurer que tout est prêt en temps et en heure,
  • le responsable de la personnalisation du processus pour chaque collaborateur.

Personnaliser la gestion des entrées et sorties de l’entreprise

La personnalisation des différentes phases d’onboarding et d’offboarding impacte nécessairement l’expérience collaborateur. Traiter chaque arrivée manuellement est ingérable dans un contexte de croissance des effectifs. Pour industrialiser votre processus, il vous faudra investir dans un outil. Il en existe de nombreux sur le marché. Pour bien le choisir, veiller à ce qu’il vous propose, a minima :

  • une trame d’email de bienvenue personnalisable,
  • de collecter des données administratives via un formulaire exportables dans le dossier du collaborateur,
  • d’établir la liste des tâches à réaliser et de leur attribuer un responsable,
  • de paramétrer des alertes d’échéance de tâches.

Anticiper les tâches à réaliser

La mise en place d’une solution de onboarding / offboarding permet de prévoir toutes les étapes à suivre et de les faire évoluer dans un objectif d’amélioration continue. Prenez donc soin d’analyser les rapports d’étonnement des nouvelles recrues, ils sont une source précieuse d’information pour optimiser vos processus. Capitalisez sur les bonnes pratiques, rajoutez des tâches pour faire de vos onboardings et offboardings des processus vivants.

Exemple de liste de tâches à réaliser :

Date Nom de la tâche Responsable
Le jour de lancement de l’onboarding Prévenir l’équipe L’initiateur de l’onboarding
30 jours après le lancement de l’onboarding Récupérer le contrat signé Responsable RH
30 jours avant le début du contrat Acheter un PC, créer et configurer les identifiants des outils en ligne Le service informatique
30 jours avant le début du contrat Faire la déclaration préalable à l’embauche Responsable RH
30 jours avant le début du contrat Envoyer la liste des lectures conseillées avant l’onboarding L’initiateur de l’onboarding
30 jours avant le début du contrat Prévoir un bureau Le manager
3 jours avant le début du contrat Ajouter les droits de l’utilisateur sur les services en ligne lucca L’initiateur de l’onboarding
3 jours avant le début du contrat Vérifier les profils de droit à congés et note de frais Responsable RH
Le jour le début du contrat Donner les identifiants aux outils en ligne Le manager
Le jour le début du contrat Expliquer l’histoire de la société et les objectifs stratégiques actuels Le manager
Le jour le début du contrat Présenter le programme de formation et le parrain Le manager
7 jours après le début du contrat Faire un point après 1 semaine Le manager
14 jours après le début du contrat Faire un point après 2 semaines Le manager
30 jours après le début du contrat Demander un rapport d’étonnement Responsable RH
30 jours après le début du contrat Faire un point après 1 mois Le manager
60 jours après le début du contrat Faire un bilan de période d’essai avec le service RH Le manager

Un outil de gestion de onboarding est comparable à la baguette d’un chef d’orchestre. Il indique au groupe la cadence et les différentes tâches à réaliser, que ce soit la visite des locaux, la présentation aux différentes équipes ou encore la démonstration des différents outils internes (logiciel de gestion des temps de travail, logiciel pour les notes de frais, la prise de congés…). Il permet au nouveau collaborateur de compléter son dossier RH avant même son arrivée et consacrer ainsi son premier jour à autre chose que la paperasserie administrative.

Une solution comme Poplee permet de configurer le processus d’onboarding et d’offboarding, puis d’organiser des entretiens par la suite pour s’assurer que le collaborateur a bien vécu son arrivée.