La majorité des logiciels est aujourd’hui proposée en mode SaaS (Software as a service). Ce mode de distribution s’impose dans tous les secteurs d’activité : transport, santé, tourisme, etc, quel que soit le département : commercial, marketing, comptabilité, ... La fonction RH ne fait pas exception. Il n’est pourtant pas rare de devoir expliquer la différence entre le mode licence et le mode SaaS.
Cet article revient sur les fondamentaux que sont : la définition d’un SIRH SaaS et les avantages de son utilisation dans l’entreprise.
Une solution SaaS, un logiciel en ligne que vous payez sous forme d’un abonnement
Apparu à la fin des années 90, le SaaS est l’acronyme de « Service as a Software », en français : « logiciel en tant que service ».
Contrairement au logiciel « on premise », le SaaS ne nécessite pas d’installation sur les ordinateurs de l’entreprise. C’est l’éditeur qui héberge les applications sur ses serveurs et les met à disposition de ses clients. Pour se connecter, l’utilisateur n’a besoin que de deux choses :
- ses identifiants d’authentification,
- une connexion internet.
Ce type de logiciels se différencie aussi par son modèle commercial. Plus besoin d’investir dans des licences, l’entreprise accède aux outils moyennant un abonnement mensuel ou annuel dont le montant varie selon sa consommation : nombre d’utilisateurs, de projets, de notes de frais déclarées…
Le SIRH SaaS est un modèle adapté à des entreprises de toutes tailles
Le marché des SIRH SaaS est en plein essor et gagne toujours plus de parts de marché face aux SIRH On premise (31% contre 16% selon une étude Markess de 2020), aussi bien chez les PME que les grands groupes. En voici les principales raisons.
Le mode SaaS : flexibilité et évolutivité
Les SIRH On premise sont aujourd’hui délaissés au profit de solutions SaaS qui s’adaptent mieux aux besoins des entreprises :
- on ne paie que ce que l’on consomme,
- on s’engage sur une durée limitée (abonnement mensuel ou annuel),
- on peut procéder à la transformation (ou à la digitalisation) de ses processus RH progressivement, chantier après chantier, en créant un système d’information “à la carte”,
- bien que le mode SaaS limite le développement spécifique, il est néanmoins possible d’adapter le paramétrage du logiciel aux spécificités de son organisation (différentes entités légales, règles de conventions collectives…),
- l’éditeur est responsable de la maintenance et la mise à jour du SIRH pour qu’il soit conforme à la législation en vigueur et intègre les dernières technologies.
Un SIRH en mode SaaS : un ROI constaté en 4 à 6 mois d’utilisation
Un SIRH On premise vous coûtera toujours plus cher qu’un SIRH SaaS. En plus du coût initial de la licence, il faut inclure dans le coût total de possession (Total Cost of Ownership - TCO) de nombreux frais cachés :
- la rémunération de votre équipe IT en charge de la maintenance logicielle,
- l’hébergement de l'application, de l’infrastructure et des différents logiciels nécessaires pour protéger et accéder aux données (firewall, bande passante, VPN…),
- la maintenance elle-même,
- les formations,
- etc.
Même en additionnant le coût des abonnements et les frais de déploiement, le modèle SaaS limite vos dépenses en capital et vos dépenses opérationnelles. Il permet une économie globale sur le long terme et est rentabilisé en seulement quelques mois d’utilisation. A titre d’exemple, on estime que pour une entreprise de 100 personnes, un logiciel de gestion des congés et absences est rentabilisé en 4 à 6 mois.
Une application SaaS : une meilleure sécurité des données
Au vu de la quantité et du caractère sensible des informations collectées par les solutions RH, les éditeurs de logiciels SaaS prennent toutes les mesures nécessaires pour sécuriser les données, les hébergements et les infrastructures : certifications, processus de sauvegarde des données, tests anti intrusions… Répliquer ces mesures serait difficile et coûteux pour une entreprise seule.
Les SIRH en mode SaaS sont particulièrement appréciés depuis la Covid 19. Les entreprises en capacité de poursuivre leurs activités ont pu instaurer rapidement le télétravail. Les collaborateurs sont restés autonomes grâce à la dématérialisation des documents et des processus, le traitement des données RH a permis aux comités de direction de prendre des décisions stratégiques (gestion du chômage partiel, de la charge de travail…)