Concertation avec les collaborateurs, étude des besoins techniques et fonctionnels… vous avez réalisé toutes les étapes nécessaires à la bonne conduite de votre projet d’équipement SIRH.
Toutefois, choisir un outil parmi la variété de logiciels RH sur le marché peut être assez complexe. On peut rapidement avoir besoin d’une aide au choix SIRH.
Voici les meilleures manières de sélectionner un SIRH qui sera adapté aux besoins de votre entreprise.
Les retours d’expérience : une aide précieuse pour savoir quel SIRH choisir
Avant d’explorer les sites des éditeurs de logiciels, nous vous invitons à contacter vos pairs RH. Plus précisément, vous pourrez interroger ceux issus d’entreprises dont la taille est similaire à la vôtre.
Vous pourrez les questionner sur :
- les outils qu’ils utilisent en interne,
- leur degré de satisfaction,
- ce qui a changé depuis la mise en place du logiciel.
Les retours d’expérience sont des éléments précieux pour choisir son SIRH.
D’un côté, vous obtenez le nom d’un outil qui a fait ses preuves dans une autre entreprise. Ce qui permet de réduire votre champ de recherche et de questionner votre interlocuteur sur les raisons qui l’a amené à faire ce choix.
De l’autre, vous avez un vrai retour d’expérience opérationnel. Ce qui permet de vous projeter à votre tour dans l’utilisation de l’outil mais également dans la mise en oeuvre et le suivi de projet.
Avoir des retours d’expérience lorsqu’on n’a pas de réseau
Vous ne connaissez personne ayant mis en place un SIRH dans sa société ? Consultez les plateformes d'avis en ligne comme Trustpilot. Les utilisateurs y notent les SIRH qu’ils utilisent et partagent leur retour d’expérience, les bons comme les mauvais. D’ailleurs, vérifiez les réponses faites aux utilisateurs, elles en disent long sur le niveau de qualité du support client. Ce qui peut être une vraie aide au choix du SIRH.
Le site des éditeurs de logiciels affichent leur références, vous trouverez donc facilement quelques noms de clients à contacter pour avoir leur avis.
Démonstrations, tests et évaluation collégiale pour choisir son SIRH
Vous avez maintenant quelques noms de logiciels sur votre liste. Il faut maintenant vérifier que les outils sélectionnés répondent bien aux critères de choix définis pour votre SIRH.
L’objectif est de vous assurer que les solutions répondent bien à vos besoins et que leurs fonctionnalités sont bien pensées.
Assister à des démonstrations et tester le SIRH
Vous pouvez, soit tester par vous-même les solutions, soit demander des démonstrations aux équipes commerciales. Si vous préférez la première approche, vous pourrez accéder à un espace personnalisé pour naviguer sur le logiciel en tant qu’utilisateur, manager ou administrateur.
Prenez le temps nécessaire pour explorer les SIRH, notez vos questions, vos doutes afin de soulever tous les sujets lors de l’appel commercial :
- à quoi sert cette fonctionnalité ?
- Puis-je personnaliser ce module ?
- Quels sont les formats d’export pris en charge pour la paie ?
Intégrer les collaborateurs dans le choix du SIRH
Invitez également vos collaborateurs à tester l’outil en organisant des « tests utilisateurs ». Ces derniers vous permettront de récolter leurs remarques, leurs questions et leurs préférences.
Impliquer les collaborateurs dans le choix du SIRH est essentiel pour assurer le succès du projet. Que ce soit pour gagner en engagement, ou pour vous assurer que le logiciel choisi réponde aux besoins des utilisateurs.
Autre critère de choix du SIRH : le nomadisme. Si une partie de votre effectif est régulièrement nomade (commerciaux, formateurs, direction, etc.), assurez-vous que le SIRH peut être accessible depuis un téléphone mobile (et compatible IOS ou Android). Ce qui leur permettra de pouvoir l’utiliser, peu importe où ils se trouvent.
Conseil
En tant que PME, il serait illusoire de vous lancer dans un projet de création d’un SIRH sur-mesure. N’ayez pas peur d’avoir un outil qui ne réponde pas à 100% de vos exigences. Assurez-vous cependant que le logiciel propose une interface d’administration claire, intuitive et qui couvre vos besoins obligatoires.
Comment choisir un SIRH en fonction du potentiel de retour sur investissement ?
Entre le coût des éventuelles licences, le prix des abonnements mensuels, les frais d’intégration ou encore la maintenance… Il peut être complexe de ne pas se laisser surprendre par des frais cachés.
Dans ce cas, comment sélectionner un SIRH en fonction de son potentiel de retour sur investissement ?
La plupart des entreprises ont tendance à regarder les coûts d’un SIRH sur une seule année. Cette méthode n’est pas suffisamment représentative des frais réels d’un logiciel. Un prévisionnel sur plusieurs années, idéalement sur trois ans, permet de lisser tous les frais associés à la mise en place d’un outil.
Pour avoir un aperçu du retour sur investissement, comprenez dans vos estimations les frais suivants :
- les prestations d’intégration et de déploiement,
- l’abonnement ou le prix de la licence,
- les coûts de maintenance annuels et de mises à jour,
- les formations des administrateurs,
- l’accès au support.
Autre critère de choix du sirh : la qualité et la réactivité du support client
Une fois le déploiement du logiciel effectué dans votre entreprise, vous aurez probablement besoin d’aide de manière ponctuelle. Que cela soit pour une question de paramétrage du logiciel ou des questions de gestion courante (exports, reporting…).
La qualité et la réactivité du support client est primordiale. Elle doit faire partie intégrante des critères de choix de votre SIRH.
N’hésitez pas à poser des questions à ce sujet lors de vos échanges avec les équipes commerciales :
- Comment pouvez-vous contacter le support (mail, chat en direct, téléphone…) ?
- Quelle est leur disponibilité (tranche horaire) ?
- En combien de temps s’engage-t-il à vous répondre ?
- Quel est le temps moyen de résolution d’un ticket ?
Généralement, les éditeurs qui proposent un service support de qualité, n’hésitent pas afficher le taux de satisfaction de leur client. N’hésitez pas à chercher cette information sur leur site vitrine ou sur les plateformes d'avis en ligne.
Pour assurer la réussite de votre projet SIRH, préparez le terrain en réalisant des étapes préliminaires comme une une cartographie de vos processus ou un cahier des charges. Certains de vos collaborateurs auront également besoin d’être accompagnés au changement de processus. Restez disponible et communiquez au plus tôt pour les engager dans le projet.