Avant d’investir dans un outil de ressources humaines, il est nécessaire de vendre son projet en interne. En d’autres termes, il vous faut montrer l’intérêt du logiciel pour l’entreprise et les utilisateurs finaux, tout en impliquant des collaborateurs dont l’expertise sera nécessaire à la réussite de votre projet.
Il est courant que les DRH et les DSI se coordonnent pour gérer la mise en place d’un SIRH dans leur entreprise. Si le DRH sait identifier les fonctionnalités qui répondront à ses besoins métiers, le DSI sera quant à lui attentif aux aspects techniques et sécuritaires du projet.
C’est pourquoi, les DRH ont tout intérêt à maîtriser quelques notions IT pour les convaincre de s’impliquer dans le projet. Voici les principaux points qu’un directeur ou responsable des systèmes d’information regardera avec la plus grande attention dans le cadre de la mise en place d’un outil en mode SaaS.
L’hébergement des données exploitées par un outil RH en mode SaaS
Un outil RH en SaaS est un service 100% en ligne. Les collaborateurs, managers ou administrateurs se connectent au logiciel via une URL spécifique et munis d’identifiants personnels. Les données récoltées par ce logiciel ne sont donc pas stockées sur des serveurs situés dans l’entreprise, mais sur des serveurs dans le Cloud.
Votre responsable des systèmes d’information questionnera donc l’éditeur de l’outil RH en SaaS sur la localisation et la sécurisation des données. En d’autres termes, pour convaincre un DSI de mettre en place un tel logiciel dans le système actuel, il faudra s’assurer que les garanties et mesures de sécurité qu’offre l’éditeur SIRH soient suffisantes.
À titre d’exemple, Lucca héberge l’ensemble des données présentes dans ses applications dans un Cloud privé sécurisé et certifié ISO 27001. Les données sont stockées en France, par la société OVH basée à Roubaix.
L’importance de la sécurité des données d’un logiciel SaaS
Les données collectées par le logiciel RH étant accessibles via internet, leur accès, le contrôle des droits, l’hébergement et stockage doivent être impérativement sécurisés pour éviter toute tentative d’intrusion.
Gestion des accès, mots de passe, pare-feux, détection proactive des attaques, sécurisation de l’ensemble du trafic en protocole sécurisé (https), backups de toutes les données des clients pour une période de 30 jours glissants, certification ISO 27001… ne sont pas les seules pratiques de la société pour assurer en permanence la sécurité des données de ses clients.
Des audits de sécurité internes et externes doivent être régulièrement menés pour identifier et corriger de potentielles failles. Il n’est pas rare de voir des entreprises inclure dans leur appels d’offre la possibilité de procéder à des audits de sécurité.
L’interopérabilité d’un outil RH SaaS avec les autres systèmes d’information
Pour finir de le persuader de vous aider dans la mise en place d’un logiciel RH SaaS, le DSI voudra s’assurer que l’ensemble des outils utilisés par l’entreprise pourront s’interfacer avec lui. Il existe deux façons de faire communiquer des applications tierces entre elles.
- Les API qui permettent un accès aux données de façon automatisée et sécurisée pour faciliter l’échange de données entre le SIRH et un autre outil SaaS comme un ATS par exemple.
- L’export fichiers pour faire transiter les données d’un outil SaaS vers un logiciel dit on‑premise, comme le sont la quasi totalité des logiciels de paie. Ces exports peuvent être déposés automatiquement, à une date définie, sur des serveurs FTP sécurisés ou être envoyés à des utilisateurs habilités par l’entreprise comme le gestionnaire de paie par exemple.
Vous l’aurez compris, savoir vendre son projet SIRH en interne est indispensable pour en assurer la réussite. Evidemment, toutes les fonctions de l’entreprise n’ont pas les mêmes attentes et appréhensions lorsqu’il s’agit de mettre en place un nouvel outil qui va les impacter. En effet, pour convaincre un directeur général, valorisez en priorité l’impact d’un tel outil sur la performance globale de toute l’entreprise.
Un autre membre du codir pourra être sensible à d’autres arguments. Persuader votre DAF de l’intérêt d’un logiciel RH nécessitera en effet de lui montrer concrètement le retour sur investissement de l’outil (temps épargné à ses équipes, baisse du nombre d’erreurs…).
Enfin, n’oubliez pas d’impliquer vos managers et collaborateurs en valorisant le fait que cet outil est avant tout mis en place pour leur faciliter la vie (et non la compliquer).