Le planning des congés devient essentiel dès lors que vos effectifs augmentent. On n’organise pas les départs en congés aussi facilement à 10 qu’à 100. Un planning des congés assure la présence d’au moins une personne de l’équipe si vous pratiquez le roulement d’équipe. Inversement, si vous avez déterminé des périodes rouges, il permet à vos équipes de s’organiser. Entre affichage, Excel et logiciel de congés, on a bien une petite idée de ce qui est le plus pratique mais comme dit le proverbe : la preuve incombe à celui qui l’affirme. Voici 3 raisons d’opter pour un logiciel de congés et absences.

Disposer d’un planning des congés à jour en temps réel

Il existe plusieurs moyens de créer un planning des congés :

  • un modèle à imprimer,
  • un tableur Excel,
  • un agenda partagé via une boite mail,
  • un logiciel de gestion des congés et absences.

Le tableur et l’agenda partagé sont faciles à maîtriser. Ils présentent néanmoins certaines limites :

  • courir après les managers pour qu’ils valident les demandes de congés afin de les saisir dans le dit tableau,
  • Tableau qu’il faut mettre à jour régulièrement et manuellement pour garantir la validité du planning des congés,
  • Planning qui devient illisible au fur et à mesure de la croissance des effectifs.

Avec le logiciel Figgo, vos collaborateurs et vos managers accèdent au planning des absences de leur service ou de leur groupe de travail. Simplement posés ou approuvés, les absences sont automatiquement renseignées dans le logiciel. Le manager dispose d’une vue globale sur les disponibilités de son équipe et le service RH s’assure du respect de la politique de congés de l’entreprise.

Organiser facilement le roulement des équipes grâce au planning des congés

L’employeur a quasiment tout pouvoir sur l’organisation des congés. C’est en effet lui qui décide si le site ferme ou non, qui impose la durée des congés et qui détermine les critères d’ordre des départs (ancienneté, situation familiale, autre activité professionnelle). Organiser les roulements d’équipe peut donc vite devenir un challenge pour celui qui gère les congés.

Un planning n’est pas seulement utile pour organiser des réunions ou les départs en congés des collaborateurs. Il permet également de suivre le nombre de collaborateurs présents dans les bureaux, de salariés en télétravail, etc.

L’entreprise peut ainsi assurer le roulement des équipes pour qu’il y ait un nombre suffisant de collaborateurs sur site pour maintenir l’activité. Ou à l’inverse, qu’il n’y ait pas trop de salariés sur place pour respecter les règles de distanciation.

Synchronisez le planning des congés avec les outils de communication l’entreprise

Les salariés d’une entreprise utilisent généralement plus d’une dizaine d’outils différents pour s’organiser et communiquer. Figgo est un logiciel pourvu d’API permettant de le connecter à d’autres outils comme Slack, Teams ou les agendas Google et Outlook. Vous pouvez ainsi afficher les absents du jour dans la messagerie interne de l’entreprise.

Vous pouvez aussi synchroniser en temps réel les absences avec le calendrier de vos collaborateurs. La donnée sera alors visible quel que soit son statut (demande, approbation, annulation).

Naturellement, cela fonctionne aussi avec le télétravail.

Découvrez les autres fonctionnalités de notre solution de gestion des congés :

RTT forfait jour Logiciel pour les arrêts de travail Sodle et congés Logiciel de gestion des congés à international Chômage partiel Application pour les congés payés Ticket restaurant et congés payés