SIRH, SaaS, cloud, digitalisation, dématérialisation, big data RH… Ces concepts ne sont pas tous récents mais font aujourd'hui partie du quotidien des organisations. Les maîtriser est indispensable pour réussir sa transformation. Pour vous y aider, voici les définitions essentielles à connaître pour bien appréhender votre projet SIRH et assurer la réussite de sa mise en place dans votre entreprise.

Un SIRH encadre les processus RH et facilite la gestion de la paie

Un SIRH (ou Système d’Information de Ressources Humaines) est un ensemble de solutions logicielles ou modules applicatifs dont la vocation est d’automatiser les tâches liées à la gestion des ressources humaines. Il permet à la fois de structurer ses processus en encadrant la saisie des collaborateurs selon les règles de l’entreprise et de fiabiliser ces données pour sécuriser sa paie.

Cet outil traite les tâches administratives et automatise les processus RH les plus complexes ou stratégiques comme :

  • la gestion du recrutement et de la formation,
  • la gestion des dossiers RH des collaborateurs,
  • la gestion des absences et congés,
  • la gestion des entretiens et objectifs,
  • la préparation de la paie,
  • etc.

Un SIRH SaaS, un outil accessible en ligne et sur abonnement

Si le SIRH SaaS est devenu un terme clé à connaître, c’est parce que la majorité des outils RH sont aujourd’hui commercialisés ainsi. Le SaaS est l’acronyme de Software as a Service. Il permet à une entreprise d’utiliser son SIRH comme un service, via un abonnement mensuel (ou annuel) et accessible en ligne.

Le mode SaaS évite à l’entreprise de devoir investir dans de nombreuses licences (une par poste). L’outil lui-même et les données qu’il collecte sont hébergés sur les serveurs de l’éditeur et non sur ceux de l’entreprise (sur site ou chez un hébergeur tiers).

La transformation numérique des RH a trois grands impacts : administratif, opérationnel, managérial

On utilise généralement le terme de digitalisation RH pour évoquer la mise en place de logiciels de gestion des ressources humaines dans une entreprise. Nous lui préférons celui de transformation numérique.

La mise en place d’un SIRH est vecteur de transformations au sein de l’entreprise :

  • il éradique le papier,
  • il automatise des tâches manuelles,
  • il décentralise la saisie des données RH,
  • etc.

Ces transformations bénéficient à l’ensemble des collaborateurs : gain de temps, transparence, autonomie, réduction des coûts de gestion, optimisation et modernisation des processus, suivi plus précis des équipes… L’entreprise gagne en performance sur sa gestion administrative, son organisation opérationnelle ainsi que le management de ses talents.

La dématérialisation RH concerne aussi bien les documents que les processus

La dématérialisation RH a pour objectif d’optimiser la gestion :

  • de flux de documents : contrats de travail, documents liés à l’identité des collaborateurs (attestation de sécurité sociale, RIB, diplômes…), les justificatifs d’absences ou de frais professionnels, les bulletins de paie…
  • de flux de tâches : faire une demande de congés, déclarer une note de frais…

Elle consiste à :

  • collecter le document ou la donnée sous une forme numérique (ex: numérisation ou saisie dans une interface),
  • l’archiver,
  • la consulter (ex : contrôle ou validation),
  • la diffuser ou l’exploiter (ex : export en paie).

L’entreprise supprime ainsi le papier de sa gestion administrative et centralise l’ensemble des données et documents liés à l’activité des collaborateurs.

Le traitement de la donnée RH sert à mieux connaître, analyser et piloter ses ressources humaines

Un outil RH collecte un grand nombre de données : âges des salariés, rémunération, nombre de journées d’absences prises sur l’année, départs et arrivées au sein des effectifs… Si ces informations servent surtout à la préparation de la paie et à l’accomplissement d’obligations légales telles que la BDES, le traitement de la donnée RH est aussi source de performance pour les ressources humaines. D’un côté, il offre aux DRH des éléments tangibles et chiffrés à apporter au comité de direction. De l’autre, il sert à identifier des chantiers de fond à mener comme la baisse du taux de turn over ou la rétention des talents par exemple.

L’implémentation d’outils n’est toutefois pas une fin en soi. Les solutions numériques permettent certes aux RH de se délester du fardeau administratif mais elles leur servent avant tout à mettre en place les plans d’actions RH qui serviront la performance globale de l’entreprise.