Les autorisations légales de signer électroniquement les documents numériques, et plus récemment de distribuer les bulletins de salaires sous forme électronique ont fait sauter les derniers verrous juridiques en matière de dématérialisation RH. Une opportunité pour les entreprises d'accélérer la transformation numérique de leur RH.
La dématérialisation de ses processus RH s’inscrit généralement dans un projet plus vaste, celui de la définition de son SIRH. Il est donc important d’en connaître les concepts généraux avant d’explorer quelques cas d’usages.
Un SIRH Saas centralise et historise l’ensemble des informations liées à la vie du salarié dans l’entreprise. La dématérialisation RH adresse donc deux types de sujet :
Les intérêts sont multiples : suppression du papier, gain de productivité des équipes, fiabilité des données, meilleur suivi des processus en cours, réduction des coûts de gestion administrative, gestion des collaborateurs en télétravail ou nomades…
Détaillons différents cas d’usages de la dématérialisation des documents et processus RH.
La gestion électronique des documents (GED) centralise l’ensemble de la documentation RH comme les contrats de travail des salariés, les règles de gestion, le règlement intérieur. La plupart des éditeurs proposent un espace pour stocker cette information au sein de leur plateforme. Les collaborateurs peuvent ainsi librement la consulter.
Des fonctionnalités comme la signature électronique rendent possible la validation des documents et leur confèrent la même valeur légale que la signature manuelle. L’intégrité du document est garantie par un tiers de confiance qui y appose un cachet serveur, indispensable à sa valeur juridique.
Le bénéfice de la dématérialisation des processus prend tout son sens lorsqu’il s’agit de mettre à jour et de maintenir les dossiers du personnel. L’arrivée d’un salarié dans une entreprise s’accompagne d’une quantité non négligeable de documents papier (RIB, CI, attestations en tout genre…), que généralement le responsable se charge de scanner pour créer et compléter le dossier. Obligatoire mais surtout utile au moment de faire un avenant au contrat par exemple, ou de produire la paie, le dossier RH doit donc être à jour en permanence. C’est justement ce travail qu’un SIRH facilite et simplifie. Le traitement des données RH, de la signature du contrat jusqu'à leur départ de l’entreprise est centralisé et géré dans l’outil.
La dématérialisation des bulletins de paie et l’automatisation de leur distribution est un procédé rapide à mettre en place et source d’économies. DAF mag estime le gain à 13 000 euros par an pour une entreprise de 170 salariés.
Une solution de distribution des bulletins de paie permet :
L’ensemble du processus de gestion des notes de frais peut également être dématérialisé :
Le logiciel peut aussi se synchroniser avec les flux bancaires des cartes bancaires d’entreprises pour générer des notes de frais ou encore capturer automatiquement les factures électroniques de prestataires comme Uber ou Oui SNCF.
La dématérialisation est autant un enjeu pour les administrations que pour les entreprises. Code du Travail ou de la sécurité sociale, lois, livres des procédures fiscales… Les administrations autorisent et encouragent la dématérialisation des documents et processus administratifs depuis plus de 20 ans.
En témoignent ces différents textes de lois et autres règlementations :
L’entreprise doit néanmoins respecter des conditions strictes de numérisation pour que le document électronique ait la même valeur qu’un justificatif papier. Autrement dit, il est nécessaire de faire apposer par un organisme tiers (reconnu par l’Etat) un cachet numérique. Seul ce « sceau électronique » garantit l'authenticité et l'intégrité du document, qui pourra alors être archivé pour une durée de 10 ans.
Comme tout chantier de transformation numérique (ou digitalisation RH), un projet de dématérialisation des documents et processus RH doit être pensé de manière globale. Un SIRH n’est qu’une partie de la réponse aux enjeux RH. Il faut prendre du recul sur ses méthodes et identifier les dysfonctionnements en prenant soin d’impliquer les personnes concernées. Ce travail d’audit est nécessaire pour déterminer vos chantiers prioritaires et la façon de les mener.