Les autorisations légales de signer électroniquement les documents numériques, et plus récemment de distribuer les bulletins de salaires sous forme électronique ont fait sauter les derniers verrous juridiques en matière de dématérialisation RH. Une opportunité pour les entreprises d'accélérer la transformation numérique de leur RH.

La dématérialisation de ses processus RH s’inscrit généralement dans un projet plus vaste, celui de la définition de son SIRH. Il est donc important d’en connaître les concepts généraux avant d’explorer quelques cas d’usages.

Dématérialisation RH : simplifier et fiabiliser la gestion des documents et des processus

Un SIRH Saas centralise et historise l’ensemble des informations liées à la vie du salarié dans l’entreprise. La dématérialisation RH adresse donc deux types de sujet :

  • les documents : RIB, justificatifs d’absences, factures, etc,
  • les processus (flux de tâches) : demande de congés payés posés, déclaration d’heures supplémentaires réalisées, déclaration de frais professionnels, la réalisation d’un entretien etc.

Les intérêts sont multiples : suppression du papier, gain de productivité des équipes, fiabilité des données, meilleur suivi des processus en cours, réduction des coûts de gestion administrative, gestion des collaborateurs en télétravail ou nomades…

Les différents cas d’usage de la dématérialisation RH

Détaillons différents cas d’usages de la dématérialisation des documents et processus RH.

La gestion électronique des documents RH

La gestion électronique des documents (GED) centralise l’ensemble de la documentation RH comme les contrats de travail des salariés, les règles de gestion, le règlement intérieur. La plupart des éditeurs proposent un espace pour stocker cette information au sein de leur plateforme. Les collaborateurs peuvent ainsi librement la consulter.

Des fonctionnalités comme la signature électronique rendent possible la validation des documents et leur confèrent la même valeur légale que la signature manuelle. L’intégrité du document est garantie par un tiers de confiance qui y appose un cachet serveur, indispensable à sa valeur juridique.

Le gestion administrative du dossier RH

Le bénéfice de la dématérialisation des processus prend tout son sens lorsqu’il s’agit de mettre à jour et de maintenir les dossiers du personnel. L’arrivée d’un salarié dans une entreprise s’accompagne d’une quantité non négligeable de documents papier (RIB, CI, attestations en tout genre…), que généralement le responsable se charge de scanner pour créer et compléter le dossier. Obligatoire mais surtout utile au moment de faire un avenant au contrat par exemple, ou de produire la paie, le dossier RH doit donc être à jour en permanence. C’est justement ce travail qu’un SIRH facilite et simplifie. Le traitement des données RH, de la signature du contrat jusqu'à leur départ de l’entreprise est centralisé et géré dans l’outil.

La distribution des bulletins de paie et le coffre fort électronique

La dématérialisation des bulletins de paie et l’automatisation de leur distribution est un procédé rapide à mettre en place et source d’économies. DAF mag estime le gain à 13 000 euros par an pour une entreprise de 170 salariés.

Une solution de distribution des bulletins de paie permet :

  • de s’affranchir de la logistique liée à la mise sous pli et à l’envoi des bulletins papiers,
  • d’économiser les coûts d’envoi,
  • de stocker et d’archiver les bulletins de paie dans un coffre fort électronique (et ce pendant une période de 50 ans).

Les notes de frais et les justificatifs d’achats

L’ensemble du processus de gestion des notes de frais peut également être dématérialisé :

  • Capture du justificatif d’achat avec un smartphone, téléchargement de ce dernier dans l’outil de gestion des notes de frais. Extraction des informations utiles à la création de la dépense par le système de reconnaissance de caractères.
  • Opérations de contrôle basique prises en charge par le logiciel lui-même (alerte sur plafond, date…) et approbation par le manager.
  • Contrôle par la comptabilité avant archivage légal, passage en écriture et mise en paiement.

Le logiciel peut aussi se synchroniser avec les flux bancaires des cartes bancaires d’entreprises pour générer des notes de frais ou encore capturer automatiquement les factures électroniques de prestataires comme Uber ou Oui SNCF.

La question de la valeur légale aux documents et processus dématérialisés

La dématérialisation est autant un enjeu pour les administrations que pour les entreprises. Code du Travail ou de la sécurité sociale, lois, livres des procédures fiscales… Les administrations autorisent et encouragent la dématérialisation des documents et processus administratifs depuis plus de 20 ans.

En témoignent ces différents textes de lois et autres règlementations :

  • La loi Lagarde de 2001 a conféré à la signature électronique la même valeur légale que la signature manuscrite,
  • Depuis le 1er Janvier 2017, la loi El Khomri autorise la distribution par défaut de bulletins de paie dématérialisés aux salariés,
  • L’article A102 B-2 du Livre des Procédures fiscales (Fisc) et l’arrêté du 23 mai 2019 en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale (Urssaf) accordent une valeur probante aux justificatifs numérisés des note de frais,
  • Depuis le 1er Janvier 2020, la loi de Finances impose la facturation dématérialisée à toutes les entreprises.

L’entreprise doit néanmoins respecter des conditions strictes de numérisation pour que le document électronique ait la même valeur qu’un justificatif papier. Autrement dit, il est nécessaire de faire apposer par un organisme tiers (reconnu par l’Etat) un cachet numérique. Seul ce “sceau électronique" garantit l'authenticité et l'intégrité du document, qui pourra alors être archivé pour une durée de 10 ans.

Comme tout chantier de transformation numérique (ou digitalisation RH), un projet de dématérialisation des documents et processus RH doit être pensé de manière globale. Un SIRH n’est qu’une partie de la réponse aux enjeux RH. Il faut prendre du recul sur ses méthodes et identifier les dysfonctionnements en prenant soin d’impliquer les personnes concernées. Ce travail d’audit est nécessaire pour déterminer vos chantiers prioritaires et la façon de les mener.