Le terme de “digitalisation RH” est aujourd’hui largement répandu, à tel point qu’il tend à devenir un mot valise. On y retrouve pêle-mêle des applications métiers, des réflexions sur l’organisation des entreprises ou sur le futur du monde du travail. Chaque partie prenante, que l’on soit éditeur, DRH, consultant en cabinet, a sa propre définition du SIRH. C’est justement cela qui en fait la richesse.

Comment définir la digitalisation RH ?

Littéralement, la digitalisation RH consiste à transformer ses données papier et ses procédures de gestion manuelles en données numériques, intégrées et traitées au sein de processus automatisés. Au-delà de cette dématérialisation, la digitalisation de ses ressources humaines répond surtout à une quête d’efficience : prendre de meilleures décisions, réduire les erreurs, gagner en performance… Il existe de nombreux outils permettant de répondre à ces enjeux de performance :

  • un SIRH SaaS pour automatiser ses processus RH,
  • un chatbot pour répondre aux questions fréquentes des collaborateurs,
  • un ATS doté d’une IA pour trier des centaines de CV,
  • un outil de business intelligence pour faire de l’analyse poussée de données et faire du Big Data RH un levier de compétitivité.

La digitalisation RH, premier levier de performance des entreprises

Certes, la dématérialisation RH soulage les DRH du poids administratif lié à la GRH mais son impact va bien au-delà et se répercute sur le management des équipes et, plus largement, sur la performance de l’entreprise :

  • Gain de productivité : Les tâches et les processus de validation sont automatisés pour permettre à chacun de se concentrer sur ses missions et passer moins de temps sur la gestion administrative.
  • Attirer et fidéliser les talents : Accéder à son dossier RH, poser ses congés ou encore consulter facilement ses bulletins de paie sont aujourd’hui des pré-requis indispensables pour attirer et fidéliser ses salariés. L’autonomie et la responsabilisation font partie des deux principales attentes des jeunes générations, encore plus dans un contexte de télétravail.
  • Agilité : L’entreprise gagne en visibilité sur l’activité de sa masse salariale. Elle peut anticiper ses besoins futurs (formation, recrutement…) et réajuster les objectifs de ses collaborateurs pour répondre rapidement aux opportunités du marché.

Les 3 écueils les plus courants des projets de digitalisation RH

Comme tout projet, la digitalisation de ses RH nécessite un un cadrage précis de vos besoins sur le plan organisationnel aussi bien que technique. Pour éviter les fiascos : déploiement trop long, budget dépassé, solution sous utilisée, redondance avec d’autres outils, etc., il vaut mieux rédiger un cahier des charges. Veillez à le faire en pensant aux trois points suivants :

Penser que votre transformation digitale se limite à la dématérialisation de vos documents RH

Ne commettez pas l’erreur d’aborder le choix des outils comme s’il s’agissait de dématérialiser les documents sur lesquels sont assis vos processus. Pour vous transformer, vous recherchez un processus dématérialisé, qui ne doit être une copie conforme de votre manière de procéder actuelle.

Chercher une solution sur-mesure

Les éditeurs de solutions et leurs intégrateurs ont éprouvé leurs outils dans des myriades de PME. Appuyez-vous sur leur expérience et leur capacité à vous apporter une solution, c'est-à-dire un logiciel avec une vision forte de son contexte métier, pour entamer la refonte de vos processus. Ils seront les meilleurs alliés de votre transformation.

Ne pas anticiper la question de l’intégration avec la paie

Votre transformation numérique va se traduire par l’adoption d’une constellation d’outils numériques, qui vont devoir communiquer entre eux et s’intégrer à votre système d’information existant.

Dans le cadre des RH, les enjeux sont principalement liés à la paie :

  • tenir à jour les données structurelles des collaborateurs : état civil, salaire de base, coordonnées bancaires, etc.
  • collecter vos éléments variables de paie : congés, absences, primes, heures supplémentaires, arrêts de travail, titres restaurant, etc.

Le marché de la paie est encore dominé par des logiciels on premise et peu ouverts. Leur intégration avec les logiciels RH, majoritairement dans le cloud, est une problématique qui n’est pas totalement automatisée. Faites-vous accompagner par votre responsable des systèmes d’information et votre éditeur SIRH pour explorer les solutions d’intégration.

Un frein fréquemment évoqué dans le cadre de la transformation numérique est la supposée réticence des collaborateurs à l’adoption d’un nouvel outil. C’est un élément qu’il convient de ne pas sous-estimer dans votre projet d’équipement. Nous vous recommandons d’examiner les logiciels par le prisme des personnes qui devront les manipuler : administrateur, manager, collaborateur.