Malgré la démocratisation des outils logiciels RH, beaucoup de PME gèrent encore manuellement leurs tâches RH. Les pièces administratives sont envoyées par mails, puis enregistrées voire imprimées ; les plannings équipe sont créés et mis à jour sur tableur ou via un agenda en ligne partagé ; les comptes-rendus d’entretiens individuels consignés sur papier ou word.
Cette gestion finit tôt ou tard par impacter le développement de l’activité de l’entreprise. On considère qu’à partir d’une dizaine de collaborateurs, il est temps d’envisager la mise en place de logiciels (SIRH) pour optimiser la gestion des ressources humaines.
Définir le SIRH adapté à son organisation suppose d’abord d’identifier les processus à optimiser et de déterminer les objectifs à atteindre. Voyons dans quel cadre ce type de projet s’inscrit.
Mettre en place un SIRH pour augmenter la performance économique de l’entreprise
Un SIRH est une suite de solutions conçues pour gérer des processus administratifs spécifiques, comme la collecte des données RH des collaborateurs, la gestion des congés ou encore le suivi des campagnes d’entretiens individuels. Son impact ne se limite toutefois pas à un meilleur suivi administratif ou à un besoin de conformité légale.
Un projet SIRH répond aussi à des enjeux de performance et de productivité pour toute l’entreprise, sous réserve toutefois d’opter pour un outil suffisamment simple pour être utilisé par les collaborateurs :
- L’outil implémente les règles de gestion de l’entreprise (selon accords), permettant d'encadrer la saisie pour fiabiliser la donnée et ainsi réduire les erreurs.
- Organisés en flux automatisés, les processus intègrent des étapes et des circuits de validation qui font gagner du temps aux managers comme aux services RH.
- Les fonctions RH disposent de reportings et de tableaux de bords, pour à la fois gagner en visibilité et réaliser toutes les analyses nécessaires (recrutement, formations, heures supplémentaires…) à la bonne marche de l’entreprise.
S’équiper dès 10 salariés pour structurer son organisation
Lorsque l’on pose la question « Pourquoi avoir mis en place un SIRH ? » aux dirigeants de PME, tous répondent : pour structurer mon organisation.
Les éditeurs de solutions et leurs intégrateurs ont éprouvé leurs outils et les processus efficaces dans des myriades de PME. Leur expérience, associée à la responsabilité de vous apporter une solution, c'est-à-dire un logiciel avec une vision forte de son contexte métier, doublée de conseils sur la refonte de vos processus, en font les meilleurs alliés de votre transformation.
Nul besoin d’automatiser l’intégralité des processus de l’entreprise d’un seul coup. Il est tout à fait possible de procéder chantier après chantier. Une PME peut par exemple commencer par dématérialiser les dossiers RH des collaborateurs ou automatiser la gestion des congés et absences avant d’envisager d'investir dans d’autres fonctionnalités.
Investir dans un SIRH pour accompagner le développement de son entreprise
Votre entreprise compte 10 salariés aujourd’hui ? Vous serez peut-être 50, voire 100 demain.
Investir dans un SIRH est un moyen efficace d’accompagner, sur le long terme, le développement de son entreprise. Aussi faut-il choisir l’outil adapté à la fois à la taille de son effectif, son fonctionnement et son rythme de croissance. La tâche n’est pas simple au vu du nombre de solutions disponibles sur le marché.
Voici quelques critères pour comparer les offres :
- un SIRH “à la carte” pour éviter de sous-utiliser l'outil. Les SIRH aux fonctionnalités trop nombreuses (et donc inadaptées au contexte) sont source de frustration et d'abandon,
- un outil présentant de nombreuses options d’intégration pour ajouter toutes les briques utiles en temps voulu, sans être dépendant d'un seul et même éditeur,
- un logiciel dont le paramétrage reste flexible pour s’adapter aux spécificités et aux changements futurs de l’organisation,
- un SIRH capable d’absorber un nombre croissant d’utilisateurs et de gérer différentes entités légales, même à l’étranger,
- des interfaces disponibles en plusieurs langues,
- un éditeur dont le service client est capable de vous accompagner et de vous former tout au long de votre contrat.
vous hésitez encore ?
Découvrez pourquoi un SIRH sera votre meilleur investissement cette année.
Résumons. La mise en place d’un SIRH au sein d’une PME n'est plus réservée qu'aux grands groupes :
- A partir de 10, ça vaut le coup de s’équiper. Les PME n'ont pas moins besoin de performance.
- On peut commencer avec un ou deux modules, le temps d'adapter son organisation et d’accompagner son développement.
- Avant de trouver un outil, il faut savoir ce qu'on cherche. Faire le point sur les besoins est un préalable indispensable à tout projet.