La première personne à qui vous devrez vendre votre projet SIRH est la direction de l’entreprise. Or, pour la convaincre d’investir dans un outil RH, il vous faudra vous appuyer sur des arguments chiffrés et factuels relatifs aux besoins :
- opérationnel : est-ce que cela va bien répond aux enjeux organisationnels de l’entreprise (processus plus fluides, prises de décision plus rapides) ?
- financier : combien cela coûte ?
- plus-value : quel est le ROI attendu ?
Étudions plus en détail les arguments qui vous donneront à coup sûr le feu vert de votre directeur pour investir dans un SIRH.
Convaincre de l'intérêt d'un outil RH par le prisme de la maîtrise des coûts
L’argument de l’optimisation ne laisse généralement pas indifférent un directeur général. Le modèle SaaS évite les dépenses liées à l’installation, la maintenance et l’hébergement du logiciel, contrairement au mode dit on-premise (achat de licences).
Le modèle SaaS ne comporte aucun coût caché. Une fois le déploiement réalisé, pas de frais supplémentaires pour la gestion des demandes de support technique, de la résolution de bugs ou des montées de versions et vous bénéficiez des nouvelles fonctionnalités sans surcoût.
Qu’ils soient RH, financiers ou marketing, les outils SaaS ont le grand avantage d’offrir une tarification alignée sur le nombre d’utilisateurs, parfois même selon votre consommation réelle. À titre d’exemple, si vous équipez votre entreprise d’une solution de notes de frais, seuls les salariés ayant déclaré une note de frais dans le mois seront décomptés. Si au mois d’août, aucune dépense n’est réalisée par vos collaborateurs, vous ne payez rien.
L’argument décisif : l’accompagnement de la croissance de l’entreprise
La mise en place d’un outil RH permet d'homogénéiser et de structurer des processus. Elle fluidifie ainsi la gestion administrative de l’entreprise. Gain de temps, d’argent et de productivité… Les salariés peuvent enfin se consacrer à des tâches à haute valeur ajoutée et au bénéfice du développement de l’entreprise. Mettez en valeur les retours sur investissement de l’outil : réduire le temps de traitement des notes de frais par 3, éradiquer les demandes papier, supprimer les erreurs en paie…
Un outil RH SaaS est également scalable, c’est-à-dire qu’il va s’adapter à la croissance des effectifs tout en maintenant ses performances. Vous avez de forts enjeux de recrutement prévus cette année ? Le logiciel saura s’adapter et gérer la montée en charge.
Votre directeur général souhaite développer l’entreprise à l’étranger ? Nul besoin de changer d’outil. Un SIRH doit savoir gérer les spécificités de chaque pays : langue parlée, devises, législations locales, calendriers des jours fériés…
Rassurez votre direction sur votre capacité à piloter un projet d’intégration d’un outil RH
La mise en place d’un nouvel outil peut perturber l’activité des salariés. Plusieurs arguments convaincront la direction de votre capacité à encadrer et suivre ce type de projet.
Le premier sera le fait de nommer un chef de projet SIRH attitré, capable de coordonner le projet de A à Z. Cette personne sera la référente du prestataire externe et mobilisera les équipes en interne au besoin. Votre directeur général accordera plus de crédit à un projet qu’il saura être structuré et maîtrisé.
Ensuite, vous devrez apporter la preuve que le logiciel réponde à un besoin clairement identifié. C’est le chef de projet SIRH qui en porte la responsabilité. S’il s’agit de mettre à plat votre gestion des temps et des activités par exemple pour dématérialiser la gestion des congés et du suivi des temps, il devra mettre autour de la table les différentes personnes impactées par le processus : responsable paie, comptable, informatique, quelques managers et utilisateurs. Objectifs : faire l’inventaire des dysfonctionnements, des améliorations attendues et des impacts sur les autres processus métiers.
Autre argument,la preuve sociale. Prenez des exemples concrets, comme des retours d’expériences idéalement issus d’entreprises que votre directeur général estime ou de taille similaire (ex : Ulule a divisé par 5 le temps passé à gérer les congés et par 3 la gestion des notes de frais). Consultez les retours clients sur le site des éditeurs de logiciels. Les plateformes d’avis comme Trustpilot recensent également les commentaires des utilisateurs d’outils RH de différents éditeurs.
Enfin, la question de l’intégration dans le SI est cruciale. Rien de pire qu’un projet d’investissement logiciel qui tourne au fiasco à cause d’un outil qui fonctionne mal avec les applications existantes. Rassurez sur les avantages des solutions RH SaaS à cet égard et leurs API ouvertes conçues pour s’interfacer avec d’autres logiciels. Il est par exemple possible de faire communiquer un logiciel de gestion de flotte automobile avec un logiciel de gestion des absences.
Soulignez également le fait que les salariés n’auront besoin que d’une simple connexion internet et d’un identifiant pour accéder à l’ensemble des services et qu’ils n’auront besoin d’aucune formation pour savoir s’en servir.
La direction générale n’est pas la seule à devoir être séduite. L’implication de deux autres membres du codir vous sera en effet d’une aide précieuse. En premier lieu, il vous faudra persuader la direction financière des bénéfices d’un tel outil pour le pilotage financier de l’entreprise : ROI, gain de temps, exports de données, visibilité sur les entrées et sorties… De même, il vous faudra rassurer la direction des systèmes d’information en prenant en compte ses exigences en termes de sécurité des données et d’intégration des logiciels.
Enfin, n’oubliez pas d’impliquer dès le départ les managers et les collaborateurs de l’entreprise pour assurer la réussite de votre projet SIRH.