ICSEO automatise ses processus RH pour se concentrer sur le parcours professionnel de ses salariés
Secteur
Ingénierie / Bureau d'études
Effectif
85 collaborateurs
Solutions
Socle RH, Timmi Absences, Poplee Entretiens, Pagga Bulletin de paie, Pagga Rémunération, Cleemy Notes de frais
Créée en 2002, ICSEO poursuit son développement avec un double enjeu : gagner du temps sur l’opérationnel administratif pour se concentrer sur la fidélisation de ses salariés et l’attraction de nouveaux profils. Pour cela, ils décident d’automatiser les processus les plus chronophages et se tournent donc vers le SIRH proposé par Lucca.
Aujourd'hui, on n'imagine pas ICSEO sans Lucca.
ICSEO, pour Ingénierie, Conseil, Sol, Eau, et Ouvrage, est un bureau d’études spécialisé dans l’étude des sols et de l’eau. Une équipe pluridisciplinaire ayant une expertise dans les domaines de la géologie, la géotechnique, l’hydrogéologie et l’hydraulique qui conseille et accompagne les particuliers, les entreprises et les professionnels du bâtiment durant toute la vie de leurs ouvrages. Les objectifs sont de fournir des préconisations techniques pour optimiser les coûts, minimiser les impacts environnementaux, sécuriser et encadrer les projets de construction. L’entreprise compte aujourd’hui 85 salariés répartis sur 6 agences en France. Une structure à taille humaine qui permet aux collaborateurs de rester proches de leurs clients.
Le challenge : centraliser les données RH et automatiser ses processus
Le premier impératif d’une gestion administrative et RH multisite, c’est la centralisation et la sécurisation des données et des documents RH. Pendant un temps, ICSEO a continué de fonctionner avec une gestion RH manuelle et artisanale : il fallait imprimer, signer et envoyer les documents papiers originaux par courrier au siège. Le tout était aussi stocké sur serveur. Mais cette organisation a rapidement montré ses limites une fois la barre des 50 salariés franchie.
L’entreprise se donne alors pour objectif d’automatiser ses processus les plus énergivores en temps :
- gestion des tâches liées à l’onboarding,
- mise à jour du dossier RH,
- pose des congés,
- déclaration des notes de frais,
- distribution des bulletins de paie.
La solution : s’équiper d’un SIRH pour gérer facilement les tâches liées à la vie administrative de leurs collaborateurs
ICSEO devait donc choisir une solution capable de s’adapter aux contraintes liées à la gestion multisite, mais d’autres éléments ont aussi pesé dans la balance. Côté collaborateurs, il fallait une solution facile d’utilisation et accessible depuis PC ou smartphone (pour les équipes terrain notamment), côté RH il était important de pouvoir s’appuyer sur une équipe Support disponible et réactive.
Les équipes Lucca ont bien cerné nos besoins, nous n’avons pas eu besoin de changer tous nos processus ou nos façons de faire. Ce sont les solutions Lucca qui se sont adaptées à notre contexte d’entreprise et non l’inverse.
En matière d’impact, l’équipe RH a amélioré son efficacité à plusieurs niveaux :
- un onboarding grandement facilité, avec la définition des tâches de chacun, l’envoi d’un formulaire en ligne au futur salarié, et un suivi précis de l’avancée des arrivées,
- une tranquillité d’esprit pour les équipes RH dans la gestion et la sécurisation des données collaborateurs,
- l’introduction d’un trombinoscope (avec mentions du poste occupé, des coordonnées téléphoniques), particulièrement pratique dans une entreprise qui possède plusieurs agences et des équipes terrain,
- la possibilité d’extraire facilement des rapports et de générer des statistiques RH fiables,
- une charge administrative allégée, les salariés mettent à jour leurs informations personnelles, posent leurs congés et déclarent leurs notes de frais en toute autonomie directement depuis leur espace personnel.
Cerise sur le gâteau, ICSEO s’est aussi dotée d’un ATS. Désormais, 3 clics suffisent pour lancer la création du dossier collaborateur dans Socle RH à partir des données déjà récoltées via le logiciel de recrutement.
En une phrase, Socle RH, c’est sécurisation et gain de temps.
Gain de temps qui permet aux équipes RH de se focaliser sur l’essentiel : accompagner ses collaborateurs dans leur montée en compétences tout au long de leur carrière.