Automatisez la gestion de vos notes de frais avec Cleemy

Maîtrisez le montant de chaque note de frais, dématérialisez puis jetez vos justificatifs, intégrez des cartes bancaires, basculez le tout dans votre logiciel comptable ou votre paie et rendez vos comptables heureux.

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Plus de 800 clients nous font confiance quotidiennement :

Deezer Sigfox Spie Pernod Ricard Price Minister Fives Hansgrohe Square Habitat Michel et Augustin Babilou CNP Assurances Denyall
Deezer, Withings, Spie, Pernod Ricard, Price Minister, Fives, Hansgrohe, Square Habitat, Michel & Augustin, Kuka, Kyocera, Denyall…
Gestion des notes de frais de A à Z

La corvée de notes de frais n’est plus une fatalité, elle peut devenir un instant de grâce

Vos notes de frais au fil de l’eau, sur mobile ou ordinateur

Vos collaborateurs peuvent déclarer leurs dépenses à tout instant grâce à l'application mobile ou confortablement installés devant leur ordinateur.

Il leur suffit de prendre en photo les justificatifs et le système de reconnaissance de caractères en extrait les informations utiles. Nous pouvons également vous fournir des cartes bancaires estampillées Cleemy ou intégrer celles de votre banque actuelle. Plus de saisie manuelle, les tickets de caisse sont dématérialisés en un clin d’oeil et rapprochés du flux bancaire.

Toutes les natures de dépenses (transports, indemnités kilométriques, hôtel, repas…) sont gérées par Cleemy. Les dépenses peuvent être imputées analytiquement, sur autant de plans que nécessaire : projets, centres de coûts, clients…

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Cleemy automatise la gestion des notes de frais de A à Z.
Synchronisation des cartes affaires

Des indemnités kilométriques précises

Cleemy règle définitivement la question des frais kilométriques  : ils sont directement calculés par Google Maps et valorisés selon un barème officiel ou personnalisé.

Cleemy retient les adresses favorites de vos utilisateurs ou les localise lorsqu’ils renseignent leurs trajets.

Synchronisation des cartes affaires

Synchronisez vos moyens de paiement

Cleemy remonte quotidiennement les transactions de votre flotte de cartes bancaires, qu’elles soient à débit collaborateur ou société. Les justificatifs sont automatiquement rapprochés avec celles-ci lorsque vos collaborateurs les prennent en photo.

Vous ne disposez pas encore de cartes ?

Cleemy propose en partenariat avec la fintech Anytime des cartes de paiement qui se synchronisent en temps réel.

OCR

Une note de frais sans justificatifs papier

Avec la dématérialisation à valeur probante, vos salariés pourront jeter leurs justificatifs de note de frais après les avoir insérés dans Cleemy.

De votre côté, vous n’aurez plus à manipuler ni à archiver des montagnes de facturettes. En cas de contrôle par l’administration française, il vous suffira de présenter les archives scellées et stockées dans Cleemy. Elles ont une valeur juridique équivalente aux originaux.

Avec Cleemy, la gestion des notes de frais n'est plus une fatalité

Le logiciel Cleemy possède toutes les fonctionnalités utiles pour gérer efficacement vos notes de frais en ligne

Des règles d’engagement de frais précises

Plafonds, alertes et forfaits sont appliqués en fonction des droits d'encours de frais de vos collaborateurs. Naturellement, ces règles peuvent varier selon le profil des collaborateurs.

Vous avez donc la main sur les règles du jeu et elles seront appliquées automatiquement. Les approbateurs n'ont plus qu'à poser leur regard opérationnel pour valider ou refuser les frais en ligne.

Mais l’histoire ne s’arrête pas là

Une fois les frais approuvés, il ne reste plus qu’à intégrer les écritures en paie ou en comptabilité, ce qui peut être fait automatiquement en reliant Cleemy à votre système d’information ou par des exports de fichiers.

Suivi des tickets restaurant, gestion des avances, émission de virements SEPA, rapports personnalisés… Cleemy, c'est aussi tout ça. Chacun y trouve son compte, quelle que soit sa fonction.

Un processus d’approbation efficace

Définissez votre circuit d’approbation sur les critères de votre choix : montant de la note de frais, imputation analytique, chaîne hiérarchique, niveaux d’approbation multiples…
Les managers sauront où se pencher en priorité grâce au système d’alertes de Cleemy, qui met en avant les notes de frais comportant des anomalies telles que des doublons. Ils pourront refuser des lignes précises sur la note de frais et approuver le reste.

Ensuite, c’est à vos comptables ou RH de jouer, avec une interface pensée pour contrôler de nombreuses notes de frais à la fois.

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Cleemy vous permet de saisir vos notes de frais au fil de l'eau.
Cleemy s'interface avec votre système comptable

L’orthodoxie comptable pour la gestion des frais : gérez les dépenses de vos salariés aussi justement que vos factures fournisseur

Les écritures en partie double sont une forme d’art à nos yeux. Cleemy est conçu selon un modèle comptable, ce qui le rend capable de dialoguer aisément avec les ERP et logiciels de comptabilité.

Nous n’oublions pas pour autant la paie, vers laquelle Cleemy peut exporter les données requises pour rembourser les notes de frais, mais aussi pour établir la DSN.

Cleemy gère toutes les subtilités de la récupération de la TVA d’une note de frais. Il y a de fortes chances que vous ne connaissiez pas toutes les règles de récupération auxquelles vous avez droit.

Optimisez vos pratiques de gestion

Nous bénéficions de l'expérience de l'armée de comptables qui traitent des centaines de milliers de dépenses chaque mois dans Cleemy. Nous avons d’ailleurs publié un recueil des meilleures pratiques de gestion des notes de frais.

Téléchargez notre livre blanc
Cleemy gère vos écritures comptables
Cleemy gère les notes de frais partout dans le monde

Une solution pour les groupes et l’international : suivez les frais d’une filiale à l’étranger ou en France

Chaque filiale a ses propres problématiques de gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais sur de nombreux sites géographiques est un sujet complexe : telle filiale a une politique de plafonnement des frais spécifique, telle autre n’utilise pas le même logiciel comptable, telle autre n’a pas la même devise de tenue de compte.

Cleemy permet de configurer sur le même logiciel les besoins complexes d’un groupe et les problématiques simplifiées d’une filiale, proches des besoins d’une PME.

Cleemy gère efficacement les enjeux des groupes et de l’international en distinguant les aspects comptables et les problématiques métier.

Un exemple de gestion des frais à l’international ?

Le circuit d’approbation de Cleemy permet à un manager à Nantes de statuer en français sur les notes de frais rédigées en anglais par des collaborateurs à Londres (Cleemy est bien entendu multilingue), sans vous empêcher de récupérer les taxes britanniques et de tenir la comptabilité en livres sterling. Naturellement, les salariés anglais déclarent leurs frais kilométriques en miles et les français en kilomètres…

Cleemy gère les frais de tous vos collaborateurs, quels que soient leur pays d'affectation, leur profil d'encours de frais et leurs procédures de remboursement.
Cleemy s'intègre dans votre urbanisme technique

Une solution de notes de frais ouverte : il n’y a pas que la comptabilité dans votre système d’information

Adoptez Cleemy dans votre SI

Cleemy ne se borne pas à déverser des écritures comptables, de nombreuses interactions avec les autres briques de votre SI sont possibles. Notamment avec les autres solutions Lucca : Cleemy peut par exemple vérifier auprès de Figgo que des collaborateurs ne déclarent pas de déplacements professionnels lors de leurs congés.

Simplifiez également l’authentification des utilisateurs : Cleemy supporte les principaux SSO du marché.

API REST

Cleemy est doté d’une API REST vous permettant d’échanger en lecture et en écriture des informations liées aux notes de frais de vos collaborateurs. Alternativement, vous pouvez synchroniser les données relatives à vos utilisateurs (mail, compte de tiers, etc.) et vos imputations analytiques via des imports automatisés de fichiers.

Cleemy s'intègre facilement dans votre urbanisme technique.
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