Automatisez la gestion de vos notes de frais avec Cleemy

Maîtrisez le montant de chaque note de frais, dématérialisez puis jetez vos justificatifs, basculez le tout dans votre logiciel comptable ou votre paie et rendez vos comptables heureux.

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Plus de 500 clients nous font confiance quotidiennement :

Deezer Sigfox Spie Pernod Ricard Price Minister Fives
Hansgrohe Square Habitat Michel et Augustin Babilou CNP Assurances Denyall
Deezer, Withings, Spie, Pernod Ricard, Price Minister, Fives, Hansgrohe, Square Habitat, Michel & Augustin, Kuka, Kyocera, Denyall…

Ne courez plus après l'agrafeuse, débarrassez-vous de la paperasse, ne perdez plus des heures à tout ressaisir en comptabilité, maîtrisez le montant des frais avec des contrôles automatisés : manipulez un logiciel de gestion plutôt que des montagnes de papier.

Que votre entreprise compte 10 ou 1000 collaborateurs, en France ou à l'international, que vous ayez une comptabilité analytique complexe ou non, découvrez comment Cleemy dépoussière la gestion de vos notes de frais.

Gestion des notes de frais de A à Z

Le logiciel Cleemy et son application mobile possèdent toutes les fonctionnalités utiles pour gérer efficacement vos notes de frais en ligne.

Vos notes de frais au fil de l’eau, sur mobile ou ordinateur

Saisie sur ordinateur ou sur smartphone, peu importe : vous pouvez utiliser l'application mobile et la version ordinateur de Cleemy, pour aller toujours plus vite dans la saisie de vos frais de déplacement. Vos dépenses se créent toutes seules grâce à la reconnaissance de caractères ou aux données de vos cartes bancaires.

Toutes les natures de dépenses (transports, indemnités kilométriques, hôtel, repas...) sont paramétrables, et sont mises en avant en fonction de votre profil et métier.

Une note de frais sans justificatifs papier

Avec la dématérialisation à valeur probante, vos salariés pourront jeter leurs justificatifs de note de frais après les avoir insérés dans Cleemy.

De votre côté, vous n’aurez plus à manipuler ni à archiver des montagnes de facturettes. En cas de contrôle par l’administration française, il vous suffira de présenter les archives scellées et stockées dans Cleemy. Elles ont une valeur juridique équivalente aux originaux.

Cleemy automatise la gestion des notes de frais de A à Z.
Avec Cleemy, la gestion des notes de frais n'est plus une fatalité

La corvée de notes de frais n’est plus une fatalité, elle peut devenir un instant de grâce

Un processus de déclaration et de contrôle efficace

Cleemy rafraîchit toutes les étapes de la vie d’une note de frais : vos collaborateurs peuvent déclarer leurs dépenses à tout instant grâce à l’application mobile. Il leur suffit de prendre en photo les justificatifs pour que le système de reconnaissance automatique de caractères (OCR) traite les informations. Plus de saisie manuelle, les tickets de caisse sont dématérialisés en un clin d’oeil.

Ce principe d’efficacité a également été appliqué à la gestion des frais kilométriques : Cleemy les trace directement sur une carte Google Map et calcule automatiquement le coût réel de vos déplacements. Et pour être certain que votre politique de remboursement des notes de frais est respectée, nous avons doté l’application de contrôles automatiques.

Des règles d’engagement de frais automatisées

Plafonds, alertes et forfaits sont appliqués en fonction des droits d'encours de frais de vos collaborateurs. Les managers n'ont plus qu'à appliquer leur vision opérationnelle, pour valider ou refuser les frais en ligne.

Imputations en comptabilité générale et analytique, suivi des tickets restaurant, remontée des transactions des cartes affaires, virements, rapports personnalisés… Cleemy, c'est aussi tout ça.

Cleemy vous permet de saisir vos notes de frais au fil de l'eau.
Saisie des frais sur l'application mobile
Cleemy s'interface avec votre système comptable

L’orthodoxie comptable pour la gestion des frais :
gérez les dépenses de vos salariés aussi justement que vos factures fournisseur

Les écritures en partie double sont une forme d’art à nos yeux. Cleemy est conçu selon un modèle comptable, ce qui le rend capable de dialoguer aisément avec les ERP et logiciels de comptabilité.

Nous n’oublions pas pour autant la paie, vers laquelle Cleemy peut exporter les données requises pour rembourser les notes de frais, mais aussi pour établir la DSN.

Cleemy gère toutes les subtilités de la récupération de la TVA d’une note de frais. Nous pouvons imputer analytiquement les dépenses de vos collaborateurs, sur le nombre de plans analytiques de votre choix.

Optimisez vos pratiques de gestion

Nous bénéficions de l'expérience de l'armée de comptables qui traitent des centaines de milliers de dépenses chaque mois dans Cleemy. Nous avons d’ailleurs publié un recueil des meilleures pratiques de gestion des notes de frais : téléchargez notre livre blanc sur la gestion des notes de frais.

Cleemy gère vos écritures comptables.
Balance comptable
Cleemy gère les notes de frais partout dans le monde

Une solution pour les groupes et l’international :
suivez les frais d’une filiale à l’étranger ou en France

Chaque filiale a ses propres problématiques de gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais sur de nombreux sites géographiques est un sujet complexe : telle filiale a une politique de plafonnement des frais spécifique, telle autre n’utilise pas le même logiciel comptable, telle autre n’a pas la même devise de tenue de compte.

Cleemy permet de configurer sur le même logiciel les besoins complexes d’un groupe et les problématiques simplifiées d’une filiale, proches des besoins d’une PME.

Cleemy gère efficacement les enjeux des groupes et de l’international en distinguant les aspects comptables et les problématiques métier.

Un exemple de gestion des frais à l’international ?

Le circuit d’approbation de Cleemy permet à un manager à Nantes de statuer en français sur les notes de frais rédigées en anglais par des collaborateurs à Londres (Cleemy est bien entendu multilingue), sans vous empêcher de récupérer les taxes britanniques et de tenir la comptabilité en livres sterling. Naturellement, les salariés anglais déclarent leurs frais kilométriques en miles et les français en kilomètres…

Cleemy gère les frais de tous vos collaborateurs, quels que soient leur pays d'affectation, leur profil d'encours de frais et leurs procédures de remboursement.
Interface en anglais
Cleemy s'intègre dans votre urbanisme technique

Une solution de notes de frais ouverte :
il n’y a pas que la comptabilité dans votre système d’information

Adoptez Cleemy dans votre SI

Cleemy ne se borne pas à déverser des écritures comptables, de nombreuses interactions avec les autres briques de votre SI sont possibles. Notamment avec les autres solutions Lucca : Cleemy peut par exemple vérifier auprès de Figgo que des collaborateurs ne déclarent pas de déplacements professionnels lors de leurs congés.

Simplifiez également l’authentification des utilisateurs : Cleemy supporte les principaux SSO du marché.

API REST

Cleemy est doté d’une API REST vous permettant d’échanger en lecture et en écriture des informations liées aux notes de frais de vos collaborateurs. Alternativement, vous pouvez synchroniser les données relatives à vos utilisateurs (mail, compte de tiers, etc.) et vos imputations analytiques via des imports automatisés de fichiers.

Cleemy s'intègre facilement dans votre urbanisme technique.
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