En tant qu’éditeur de logiciels RH, nous avons vu passer des milliers de notes de frais. Nous avons ainsi pu identifier des pratiques qui rendent les processus de traitement des dépenses aussi inefficaces que coûteux pour une entreprise.

Parmi les erreurs fréquemment constatées chez nos clients, nous retrouvons dans le TOP 3 :

  • des circuits d’approbations avec trop d’étapes de validation ,
  • des cycles de remboursement trop longs ,
  • des contrôles trop fastidieux (vérifications manuelles des justificatifs, pointage de chaque dépense) .

Voici 3 conseils pour les éradiquer grâce à une meilleure expérience utilisateur et ainsi réduire le coût de la gestion administrative des notes de frais. 

Conseil 1 – Limiter à 2 le nombre de validations d’une note de frais

Votre circuit de validation nécessite l’implication du manager de proximité, du N+2, du responsable budgétaire et enfin du comptable ? Revoyez votre processus et limitez le nombre d’approbations à 2. On estime en effet le coût de traitement d’une note de frais entre 2 à 4€ par étape ajoutée. 

Comment définir un circuit d’approbation efficace ? 

On laisse d’abord le supérieur hiérarchique du déclarant faire le 1er contrôle pour évaluer, avec un regard opérationnel, si la dépense cadre bien avec les missions du salarié. Nul besoin d’aller demander en plus son avis au N+2… qui aura déjà bien assez à faire avec les notes de frais de son équipe directe.

On fait ensuite appel au comptable pour vérifier que les dépenses respectent bien la politique de frais et les contraintes réglementaires de l’entreprise (comme la récupération de TVA par exemple). On est ici sur une revue purement administrative. 

Contrairement aux idées reçues, ajouter une étape de vérification supplémentaire ne vous permettra pas de trouver plus d’anomalies ou de fraudes. Un circuit avec ces 2 niveaux complémentaires vous garantira un très bon contrôle.

Conseil 2 – Gérer les notes de frais au fil de l’eau

La grande majorité des utilisateurs déclare leurs dépenses peu après les avoir effectuées. Il est donc tout à fait possible d’organiser son processus autour d’une saisie des frais au fil de l’eau.

La recette du succès est ici d’offrir un maximum de confort dans la saisie des frais. Et cela passe notamment par la mise en place d’un outil permettant de :

  • capturer des justificatifs via un téléphone pour permettre aux collaborateurs de le faire directement à la sortie du métro ou du restaurant. ;
  • de lire automatiquement la majorité des informations du justificatif (montant, date, tva, fournisseur) via une technologie d’OCR pour que le collaborateur n’ait plus qu’à préciser les informations complémentaires que lui seul détient (comme un commentaire ou un centre de coût).

Vous combinez cet outil à un remboursement des frais sur un rythme hebdomadaire et vous soulagerez la charge de votre service comptable en fin de mois. Vous apporterez aussi davantage de satisfaction à vos collaborateurs qui seront remboursés plus rapidement.

Conseil 3 – Adopter une logique d’échantillonnage pour contrôler les notes de frais

Il est contre-productif de demander à son comptable d’effectuer des tâches chronophages comme le pointage de l’ensemble des dépenses de la société. Comme tout travail répétitif, le risque d’erreur augmente avec la quantité de tâches répétées.

Il convient donc d’avoir une logique d’échantillonnage pour gagner du temps au contrôle et maximiser la probabilité de tomber sur des dépenses irrégulières. Voici 4 manières de procéder.

Isoler les dépenses irrégulières

Vérifiez en priorité les dépenses qui dépassent largement vos règles d’engagement : les dépenses réalisées le week-end ou lors d’un jour férié, une dépense réalisée il y a très longtemps…

Le mécanisme d’alerte d’un logiciel de gestion des notes de frais peut grandement simplifier cette action.

S’attarder sur les notes de frais avec les montants les plus élevés

On a mesuré que 73% du montant total des notes de frais se concentrent sur 22% des collaborateurs. En vous concentrant sur le quart des notes de frais avec les montants les plus élevés, vous identifiez ainsi les fraudes les plus impactantes pour votre société.

Contrôler systématiquement les dépenses des nouveaux collaborateurs

Contrôler systématiquement les dépenses des nouveaux collaborateurs vous permettra de leur inculquer de bonnes habitudes.

Vous pourrez les sensibiliser à la politique de frais de votre entreprise et à l’importance d’établir des notes de frais propres, c’est à dire : 

  • bien renseigner sa tva, 
  • définir le bon centre de coût, 
  • joindre un justificatif, 
  • ne pas confondre reçu CB et justificatif de paiement.

Une bonne façon de faire est de refuser les dépenses en cas d’erreurs de saisie, pour que les collaborateurs les corrigent et les déclarent à nouveau. 

Procéder à des vérifications aléatoires

L’expérience nous a montré que mettre en place un contrôle tatillon des notes de frais est contre-productif. Le temps que vous passez à contrôler coûte souvent bien plus cher que les fraudes et erreurs que vous pouvez intercepter. 

Optez plutôt pour une vérification aléatoire d’un cinquième des notes de frais qui sont déclarées chaque mois. En procédant ainsi, vous aurez contrôlé à la fin de l’année 75% de vos collaborateurs (pour peu qu’ils fassent en moyenne 6 notes de frais par an).

En résumé, pour réduire vos coûts de gestion des notes de frais :

  • pas plus de 2 niveaux de contrôle,
  • automatisez les saisies des dépenses et optez pour un traitement au fil de l’eau,
  • privilégiez des contrôles par échantillonnage.

Une bonne gestion des dépenses professionnelles passe également par la définition d’une politique de frais claire. En ayant connaissance des règles de la maison, vos salariés auront davantage tendance à faire attention et se sentiront responsables des frais engagés au nom de l’entreprise.

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